樣品管理不到位，檢測煩惱免不了！為了避免樣品混淆、發(fā)生質(zhì)量爭議，檢測機(jī)構(gòu)必須做好樣品管理工作。而對檢測人員來說，樣品的代表性、有效性及完整性也將直接影響到檢測結(jié)果的準(zhǔn)確度。本文梳理總結(jié)了樣品管理的重點(diǎn)和流程。
一、樣品管理目的
樣品管理是貫穿于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)整個(gè)管理體系的重要內(nèi)容。加強(qiáng)樣品管理對提高檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的建設(shè)和管理水平具有重要的意義。
合理科學(xué)的樣品管理，既能保證后續(xù)實(shí)驗(yàn)的正常開展，又能做到樣品信息可追溯、可跟蹤，能對樣品的接收、制備、保管和處理等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效的質(zhì)量控制, 保證樣品的代表性、有效性和完整性。
二、樣品管理員要求
檢測機(jī)構(gòu)需要有樣品管理人員。部分領(lǐng)域如化學(xué)領(lǐng)域需要對樣品管理員進(jìn)行授權(quán)，其他無硬性要求的領(lǐng)域也可對樣品管理員進(jìn)行授權(quán)。
1. 負(fù)責(zé)樣品的入庫、制備、發(fā)放、儲存、整理和過期清理等工作；
2. 應(yīng)當(dāng)熟悉檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的承檢能力、樣品的特性和制備規(guī)程, 嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程制樣、管理樣品, 并做好相關(guān)記錄；
3. 熟練使用制樣設(shè)備, 負(fù)責(zé)相關(guān)設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、送檢；
4. 負(fù)責(zé)樣品室溫度、濕度、通風(fēng)等環(huán)境條件的控制, 按樣品性質(zhì)合理選擇存放方式, 盡力保持樣品性質(zhì)不變；
5. 監(jiān)督領(lǐng)取、還樣人員認(rèn)真、客觀填寫樣品領(lǐng)用和返還記錄；
6. 保持樣品庫及相關(guān)設(shè)備清潔、整齊, 保持樣品擺放有序；
7. 做好防火、防盜及樣品安全、保密工作；
8. 負(fù)責(zé)過期樣品清理的申報(bào)及審批后的過期樣品清理工作。
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三、樣品管理步驟及要求
1. 樣品的采集
采樣應(yīng)遵循如下原則：
（1）代表性
采樣時(shí)應(yīng)特別注意克服和消除各種因素的影響，使樣品最大限度地接近總體情況，保證樣品對總體有充分的代表性。
（2）可獲性
某些情況下，樣品可能不具備代表性，而是由其可獲性所決定。
（3）公正性
采樣必須保證公正，由具有資格的人員（接受過采樣培訓(xùn)且考核合格的人員）進(jìn)行。必要時(shí)在現(xiàn)場與受檢單位陪同人員一起簽封，并做好現(xiàn)場采樣記錄。填寫樣品采集記錄表，雙方簽字確認(rèn)。
2. 樣品的接收
（1）填寫委托書
無論抽檢還是送檢樣品首先應(yīng)由委托方填寫“樣品檢驗(yàn)委托書“，一般委托書一式二份，一份留檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)存檔，一份交委托方作為領(lǐng)取報(bào)告憑證。
（2）審核委托書
接收人員應(yīng)審核樣品檢驗(yàn)委托書填寫是否規(guī)范，手續(xù)是否齊備，資料是否完整，標(biāo)準(zhǔn)引用是否正確、適宜 。
（3）核查樣品
樣品應(yīng)與“樣品檢驗(yàn)委托書”填寫內(nèi)容一致。樣品包裝應(yīng)完好，如不完好應(yīng)有文字記錄。送檢樣品數(shù)量應(yīng)符合檢驗(yàn)、復(fù)驗(yàn)、仲裁的要求，如送檢樣品僅為檢驗(yàn)樣品應(yīng)有文字說明。
（4）正式受理
樣品接收人員在“樣品檢驗(yàn)委托書”上簽字并承諾出具報(bào)告日期。
3. 樣品的編號
為保證檢驗(yàn)樣品溯源，原則上一份樣品給予一個(gè)唯一性編號。對于同一事件的若干樣品可視為一份樣品給予一個(gè)編號。樣品編號可由年份、樣品類別代碼和樣品序號組成（或者其他的適合實(shí)驗(yàn)室的編號）。為保證樣品編號的唯一性，一般由樣品接收部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制，或者有LIMS的實(shí)驗(yàn)室可以由系統(tǒng)生成。
4. 樣品的識別
樣品的識別包括唯一性編號（樣品受理編號）和樣品不同試驗(yàn)狀態(tài)（未檢 、在檢 、檢畢 、留樣）標(biāo)識。對檢畢樣品應(yīng)有“檢畢”、“合格”、“不合格”標(biāo)識。對于多個(gè)包裝的同一樣品應(yīng)在樣品受理編號后面加橫杠和數(shù)字加以細(xì)分識別，以確保每個(gè)包裝的唯一性。樣品管理員負(fù)責(zé)將樣品的識別標(biāo)簽逐一貼在樣品上。
5. 樣品的流轉(zhuǎn)
樣品受理后 ，由業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶“樣品檢驗(yàn)委托書”中的要求 ，向檢測部門（人員）下達(dá)“樣品檢驗(yàn)交接單”，并通知檢測室樣品管理員取待檢樣品。檢測室樣品管理員在交接時(shí)應(yīng)核查樣品狀況并在“樣品檢驗(yàn)交接單”上簽收認(rèn)可。樣品傳遞到檢測室后由檢測室樣品管理員統(tǒng)一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應(yīng)分別存放。檢測員領(lǐng)取樣品作試驗(yàn)時(shí)，樣品識別號不得改變 。樣品在流轉(zhuǎn)和檢測過程中應(yīng)加以防護(hù)，避免受到非檢測性損壞或丟失。
6. 分包樣品的管理
對外提供給分包實(shí)驗(yàn)室的樣品，在交付前應(yīng)檢查樣品完好性，交付分包實(shí)驗(yàn)室的樣品應(yīng)有對方接收憑證。分包管理部門應(yīng)做好分包樣品的登記工作。分包方應(yīng)有保護(hù)樣品完整性的措施，做好樣品的標(biāo)記和保管。
7. 樣品的貯存、保管
樣品貯存、保管應(yīng)設(shè)有專門的樣品室并配備合適的設(shè)施。樣品室由樣品管理員專人負(fù)責(zé)，限制出入。樣品貯存環(huán)境應(yīng)安全，無腐蝕，清潔干燥且通風(fēng)良好，有溫濕度監(jiān)控。對要求在特殊環(huán)境條件下貯存的樣品，應(yīng)嚴(yán)格控制環(huán)境條件，環(huán)境條件應(yīng)定期加以記錄。留樣應(yīng)按照規(guī)定數(shù)量、品種執(zhí)行，以備復(fù)檢、仲裁用。腐蝕性、易燃、易爆和有毒的危險(xiǎn)樣品應(yīng)隔離存放，做出明顯標(biāo)記。樣品管理員要對留樣樣品認(rèn)真進(jìn)行驗(yàn)收登記，不同性質(zhì)的樣品分類保存。
對于檢測周期較長的樣品，需特別注意，比如需要15天或者更長時(shí)間的檢測項(xiàng)目，要確保放置樣品的室內(nèi)衛(wèi)生，要有防火等措施，需要密封保存的樣品，比如需要錫紙包裝的，還有需要在恒溫恒濕條件下的，都要嚴(yán)格按照實(shí)驗(yàn)室要求的條件進(jìn)行存放。
需要余樣退回的樣品，也要特別注意，要盡量用原包裝保存，另外客戶需要自取樣品，一般不能進(jìn)入樣品房，放在接樣處等待。
不管檢測樣品客戶要還是不要，一般在出完報(bào)告后要保留至少一個(gè)月，并確認(rèn)客戶允許實(shí)驗(yàn)室對剩余樣品進(jìn)行處理。
報(bào)告發(fā)出后留樣樣品留樣期不得少于報(bào)告投訴反饋時(shí)間，對超標(biāo)樣品和特殊樣品如有必要可重點(diǎn)延長留樣期，檢畢樣品處理分以下幾種處理方式：
（1）客戶要求領(lǐng)回的樣品，在留樣期滿后，客戶可領(lǐng)回。客戶領(lǐng)回樣品時(shí)，領(lǐng)樣員需憑“樣品檢驗(yàn)委托書”到樣品室，由樣品管理員辦理退樣手續(xù)。客戶需提前（留樣期內(nèi)）領(lǐng)回樣品時(shí)，應(yīng)在樣品檢驗(yàn)委托書上簽注“對本檢測報(bào)告無異議”之后，方可由樣品管理員辦理退樣手續(xù)；
（2）對留樣期已過的客戶委托處理樣品，應(yīng)按客戶填寫的要求處理。必須監(jiān)護(hù)處理的樣品，樣品管理員必須按規(guī)定辦法監(jiān)護(hù)處理，防止污染環(huán)境及造成危害，監(jiān)護(hù)處理應(yīng)有記錄。
9. 樣品的保密
對委托方的樣品、數(shù)據(jù) 、資料和有關(guān)信息進(jìn)行嚴(yán)格的保密。
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